Dè partner voor iedere moderne accountant
Als partner van iedere moderne accountant, leveren en onderhouden wij oplossingen voor digitale dossiervorming en online samenwerken in Microsoft 365, SharePoint en Teams. Op basis van best practices uit de branche zorgen wij voor complete (klant)dossiervorming in de cloud gekoppeld aan je bestaande klantadministratie in ERP/CRM. Werk samen met je klant en collega’s binnen je eigen Microsoft 365 omgeving en maak gebruik van de krachtige functies als:
- Documentcreatie en sjabloonbeheer
- Deel mappen en bestanden met je klant (extranet)
- Online vergaderen en samenwerken in documenten
- Versiebeheer en auditing
- Automatische e-mailarchivering
- Zoeken en vinden op basis van klantkenmerken uit CRM
- Digitaal goedkeuren en ondertekenen
Wij kunnen koppelen met iedere(*) klantadministratie en migreren uw huidige klantmappen of -dossiers naar een nieuwe structuur in SharePoint en Teams .
SharePoint DMS
Onze SharePoint documentmanagement inrichting voor accountants en administratiekantoren, maak in SharePoint Online/Microsoft 365 automatisch een digitaal dossier aan voor iedere klant uit je klantadministratie . Ieder dossier krijgt een vaste mappenstructuur, zodat alle gerelateerde bestanden, documenten en e-mails gestructureerd worden opgeslagen. Toegangsrechten worden automatisch toegekend en documenten kunnen makkelijk worden gemaakt met behulp van Office sjablonen, aangevuld met gegevens uit ERP/CRM. Gebruikers kunnen eenvoudig klantdossiers raadplegen, delen en gebruiken vanuit Microsoft Teams en SharePoint.
Sjabloonbeheer en documentcreatie
Met de module voor sjabloonbeheer en documentcreatie, beheert u uw MS Word, Excel en PowerPoint sjablonen op een centrale plek in SharePoint. De sjablonen kunnen vanuit de klantdossiers worden gebruikt voor het creëeren van gepersonaliseerde documenten met klant- en projectgegevens uit de klantadministratie. Door de integratie met Power Automate kunt u eenvoudig de documenten nabewerken tot PDF of versturen per e-mail.
digitale handtekening
Voor het digitaal ondertekenen van documenten kan de de digitale handtekening van ValidSign worden geactiveerd. Gebruikers kunnen vanuit het dossier in SharePoint documenten maken en direct laten ondertekenen. Uit je klantadministratie worden de gegevens van de tekenbevoegde van de klant gebruikt om het onderteken-proces te starten. Getekende documenten worden automatisch opgeslagen in het digitaal dossier.
Automatische dossiervorming en documentcreatie in MICROSOFT 365 & Sharepoint
Met onze oplossing voor automatische dossiervorming en documentcreatie in Microsoft 365 zorgen wij voor een gestructureerde inrichting van jouw digitale dossiers. Iedere klant, project, Team of afdeling krijgt een vaste indeling en rechtenstructuur voor het centraal opslaan en delen van belangrijke e-mails, bestanden en documenten. Hiermee ontstaat de optimale toepassing in de Cloud, waarmee elk team effectief kan (samen)werken.
extern delen
Met de out-of-the-box deel-functies van SharePoint kunnen bepaalde bibliotheken, mappen of bestanden worden gedeeld met ‘externe gebruikers’. Zo kunt u bestanden uitwisselen met uw klant zonder een kopie te maken naar een extern systeem of e-mailattachment.
Microsoft Teams integratie
De belangrijkste functies van het SharePoint DMS zijn direct te gebruiken vanuit Microsoft Teams. Het opzoeken van documenten, klanten en projecten gebeurt eenvoudig vanuit Teams. Werk samen in uw digitale klantdossiers ongeacht apparaat, tijd of werklocatie. Altijd actueel en beschikbaar!
Stel Vragen!
De implementatie van ons proces heeft flinke impact op uw organisatie en de manier van werken. Voordat optimalisatie van Microsoft 365 en SharePoint binnen uw organisatie effectief kan worden gestart heeft u vanzelfsprekend vragen. Stel ze gerust en wij stellen u gerust.
Wij begeleiden u graag!