Documenten die niet gevonden kunnen worden of beschikbaar zijn wanneer je ze net op dat moment het hardst nodig hebt, iedereen kent deze frustratie. Door het goed inrichten van je mappenstructuur in SharePoint wordt ook het zoeken naar documenten een stuk makkelijker en veiliger.
Het voordeel van een gestructureerde mappen in SharePoint is dat alle documenten, gegevens en data worden opgeslagen, gezocht én gearchiveerd van uit één centrale manier. Daarbij worden er aan alle documenten en bestanden (meta)tags en beschrijvingen gehangen – denk bijvoorbeeld aan de auteursnaam, documentnaam, categorie en publicatiedatum. Zo wordt ook de vindbaarheid van documenten in SharePoint verbeterd en worden print- en archiefkosten verlaagd.
Automatische mappenstructuur in SharePoint
Samen met Irrus kijk je naar de perfecte mappenstructuur voor jouw organisatie. De digitale dossiervorming zorgt ervoor dat automatisch per klant of project een mappenstructuur wordt aangemaakt. De mappen worden aangemaakt op basis van iedere klant uit je CRM/ERP systeem of via jouw eigen klant administratie software.
Door te kiezen voor een automatische mappenstructuur in SharePoint vind je snel de juiste documenten. Iedere bibliotheek krijgt een standaard mappenstructuur inclusief veilige toegang voor toegewezen medewerkers. Per project heb je de mogelijkheid een eigen documentbibliotheek aan te laten maken.
VoordeLEN VAN mappenstructuur in SharePoint
Het voordeel? Nieuwe documentbibliotheken bevatten allemaal dezelfde logische structuur mappenstructuur. Win tijd door structuur aan te brengen in al jullie klantgegevens. Navigeer moeiteloos door de meest actuele klant- en projectbestanden en open met één klik op je muis het gewenste project,
Verspil geen seconde meer aan het inrichten van nieuwe projecten of klantmappen, win tijd dankzij digitale dossiervorming.
Een automatische mappenstructuur laten inrichten door Irrus
Sinds 2016 ondersteunt Irrus.nl organisaties bij de document management systeemtransitie van hun bestaande klantdossiers en bestanden, naar een gestandaardiseerd document management systeem. Geheel binnen jouw eigen Microsoft 365 omgeving. Doordat wij de koppeling met CRM-applicaties binnen de branche mogelijk maken, is onze oplossing geschikt voor iedere organisatie met een zakelijk Microsoft 365 abonnement.
Ervaren wat meer tijd, structuur, veiligheid en eigenaarschap voor jouw organisatie kunnen doen?
Wij nemen graag het werk voor jou uit handen. Neem gerust contact met ons op, dan bespreken we samen de mogelijkheden van Irrus’ SharePoint-DMS binnen jouw eigen zakelijke Microsoft 365 omgeving.
Wij maken tijd. Irrus.