Klantverhaal
VLM: meer grip op klantdossiers, meer vrijheid in software
Van één totaalpakket naar een combinatie van gespecialiseerde applicaties. VLM Accountants & Adviseurs koos voor Simplicate als vertrekpunt en het SharePoint DMS van Irrus als centrale documentomgeving. Accountant en partner Maurice Geilen vertelt wat die keuze oplevert en wat nog aandacht vraagt.
In het kort
VLM stapte over van één totaalpakket naar gespecialiseerde applicaties. Daarbij was een centrale plek voor klantdocumenten nodig.
Simplicate vormt het vertrekpunt. Het SharePoint DMS sluit daarop aan met een eigen dossier en een passende structuur per klant.
De winst zit in gerichter zoeken en meer keuzevrijheid. Adoptie, documentcreatie en verdere aansluiting van processen blijven aandacht vragen.
Kantoor
VLM Accountants & Adviseurs
Vestiging
Sittard
Vraagstuk
Vindbaarheid en samenhang in klantdossiers
Oplossing
SharePoint DMS + Simplicate
Eerst een duidelijk vertrekpunt, daarna een passend klantdossier
Bij VLM Accountants & Adviseurs houdt Maurice Geilen zich als accountant en partner niet alleen met klanten bezig. Ook automatisering en de inrichting van werkprocessen horen bij zijn dagelijkse praktijk. Jarenlang werkte het kantoor met AFAS Profit: van urenregistratie en facturatie tot dossiers en workflows.
Toen VLM verschillende processen in andere applicaties onderbracht, veranderde ook de behoefte aan documentbeheer. Simplicate werd de basis voor klantinformatie, uren en facturatie. Silverfin kreeg een rol in het samensteldossier en Hix bij ondertekening en deponering. Wat nog ontbrak, was een centrale, herkenbare plek voor de klantdocumenten.
Via Adriaan Heijboer van Bottleneck-IT kwam VLM bij Irrus terecht. De keuze viel op een SharePoint DMS binnen de Microsoft 365-omgeving die het kantoor al gebruikte. Geen los eiland erbij, maar een dossieromgeving die aansluit op de gekozen applicaties.
SharePoint was voor de medewerkers geen onbekende. Er waren al klantmappen, maar een eenduidige structuur en gericht zoeken waren niet vanzelfsprekend. In de nieuwe inrichting is Simplicate leidend: de klantgegevens vormen de basis voor een eigen klantsite in het DMS.
Ook het klanttype doet ertoe. De dossierindeling sluit aan op de betreffende entiteit, zodat niet iedere klant dezelfde, soms overbodige mappen krijgt. Dat vraagt wel om zorgvuldigheid aan de bron. Een verkeerd klanttype in Simplicate werkt door in de dossierstructuur.
Voor Maurice is dat een belangrijk uitgangspunt: spreek af welk systeem leidend is en zorg dat de gegevens daar kloppen. Een goede inrichting begint niet bij nóg een map, maar bij duidelijke keuzes.
De uitgangssituatie
- AFAS als totaalpakket voor dossiers en werkprocessen
- Losse klantmappen zonder eenduidige zoekstructuur
- Behoefte aan een centrale documentomgeving naast gespecialiseerde applicaties
De gekozen oplossing
- Simplicate als bron voor klantgegevens
- Een eigen SharePoint-klantsite per klant
- Dossierindeling afgestemd op het klanttype
Klantinformatie vinden waar je die verwacht
Een eigen klantdossier maakt het zoeken kleiner en gerichter, binnen de Microsoft 365-omgeving die VLM al gebruikt.
Gerichter zoeken
Zoeken binnen het dossier van één klant in plaats van in de volledige documentverzameling.
E-mail bij het dossier
E-mails vastleggen vanuit Outlook en bijlagen praktischer raadplegen.
Een herkenbare plek
Ook documenten die niet bij een boeking horen, zijn voor collega’s terug te vinden.
Een nieuwe werkwijze moet ook gaan leven
Een systeem opleveren is iets anders dan zorgen dat iedereen er vanzelfsprekend mee werkt. Sommige medewerkers omarmden het DMS snel; anderen moesten wennen aan de nieuwe manier van vastleggen en zoeken.
VLM maakte daarom een praktische handleiding met schermafbeeldingen, afgestemd op de eigen werkwijze en beschikbaar op het intranet. Ook werd de oude AFAS-koppeling in Outlook uitgezet. Zo bleef er voor het vastleggen van e-mail één duidelijke route over.
De ervaring van Maurice: uitleg geven helpt, maar het dagelijks gebruiken is minstens zo belangrijk. Medewerkers moeten weten waar zij terechtkunnen met vragen én de ruimte krijgen om routine op te bouwen.
- Een handleiding op het intranet
- Eén duidelijke route voor het vastleggen van e-mail
- Ruimte voor vragen en het opbouwen van routine
Meer grip op dossiers, meer vrijheid in keuzes
De meest tastbare verbetering zit voor Maurice in de vindbaarheid. In de oude omgeving zocht hij in een grote verzameling documenten. Nu kan hij zijn zoekopdracht beperken tot het dossier van één klant. Dat maakt het zoeken kleiner en gerichter.
“Je beperkt je zoekomgeving. Waardoor je sneller en gerichter kunt zoeken.”
Ook in het dagelijkse werk krijgt het DMS een duidelijke plek. Denk aan een brief van de Belastingdienst die niet rechtstreeks bij een boeking hoort: die leggen medewerkers in het klantdossier vast, zodat collega’s hem kunnen terugvinden. Met de Outlook-koppeling kunnen zij e-mails opslaan en de bijbehorende bijlagen praktischer raadplegen.
Daarmee is niet gezegd dat ieder proces ineens sneller gaat. Maurice wil geen algemene belofte van een vast percentage tijdwinst. De verbetering zit juist in concrete handelingen, zoals het terugvinden van de juiste informatie.
De overstap naar gespecialiseerde applicaties geeft VLM meer vrijheid. Per proces kan het kantoor kiezen wat het beste past en een onderdeel vervangen wanneer de behoefte verandert. Dat betekent niet vanzelf dat het totaal goedkoper wordt; Maurice verwacht dat de kosten per saldo mogelijk hoger liggen dan voorheen.
De afweging draait voor VLM daarom om meer dan de prijs. Het gaat om een werkbare combinatie van systemen, een herkenbaar klantdossier en de mogelijkheid om gericht verder te verbeteren.
Maurice kijkt positief terug op het contact met Niels Vervoort van Irrus en op het opzetten van de dossieromgeving. Niels begreep waar het kantoor tegenaan liep en welke knelpunten konden ontstaan. De inrichting verliep volgens Maurice redelijk soepel; voor vervolgvragen weet hij ook het algemene supportkanaal te vinden.
Tegelijk is niet alles af. Documentcreatie vanuit het DMS wordt nog onvoldoende benut. Het zelf bouwen van sjablonen bleek lastiger dan gehoopt en de instructie had duidelijker gekund. In het gesprek kwam daarom de wens naar voren voor een korte handleiding of instructievideo.
Ook de controle van documenten vóór verzending en de aansluiting tussen Silverfin en het DMS vragen nog verdere uitwerking. Daarnaast moeten nog ontbrekende gegevens uit de oude AFAS-omgeving worden overgebracht. Dat zijn vervolgstappen.
Betere vindbaarheid
Gericht zoeken binnen de relevante klantsite.
Meer samenhang
Klantgegevens en dossierstructuur sluiten op elkaar aan.
Meer keuzevrijheid
Per proces kiezen welke applicatie het beste past.
Maurice’ advies: begin bij wat je wilt bereiken
Andere kantoren adviseert Maurice om eerst hun eigen uitgangssituatie en doelen scherp te krijgen. Wat werkt al? Waar zit de grootste belemmering? En wat moet een nieuw systeem werkelijk oplossen?
Vergelijk vervolgens de mogelijkheden. Niet omdat één oplossing voor ieder kantoor de beste is, maar omdat processen, mensen en wensen verschillen. Voor VLM werkt de combinatie met Simplicate als vertrekpunt en het SharePoint DMS als centrale documentomgeving.
“Denk heel goed na over wat je wilt bereiken met het pakket dat je wilt kiezen.”
Maurice Geilen, accountant en partner bij VLM
Wat moet een DMS voor jouw kantoor oplossen?
Begin bij je werkprocessen. We denken graag mee over een dossieromgeving die past bij jouw kantoor en de applicaties die je gebruikt.