Voor b+p Belastingadviseurs realiseerde Irrus een SharePoint DMS met koppelingen naar Simplicate en Hix, zodat klantdossiers automatisch ontstaan, documenten logisch worden opgeslagen en digitale ondertekening direct vanuit het dossierproces kan worden gestart.
In het kort
b+p zocht geen extra applicatie naast het bestaande werkproces, maar één dossieromgeving die logisch aansluit op de praktijk van het kantoor.
De kernvraag was helder: hoe zorg je dat klantinformatie, documentopslag en klantinteractie met elkaar verbonden zijn, zonder extra handmatig werk voor medewerkers?
Irrus vertaalde die vraag naar een inrichting waarin Simplicate de bron is voor klant- en projectgegevens, SharePoint het centrale klantdossier vormt en Hix direct aansluit op processen zoals het aanbieden en ondertekenen van documenten.
“Met deze inrichting hebben we niet alleen meer structuur in onze dossiers, maar vooral meer rust in de uitvoering. Het proces klopt beter van begin tot eind.”
Yvonne Akkerman, b+p Belastingadviseurs
Kantoor
b+p Belastingadviseurs
Vestiging
De Bilt
Vraagstuk
Digitale dossiers, routering en klantinteractie
Oplossing
SharePoint DMS + Simplicate + Hix
Bij b+p begon het traject niet met de wens voor nog een systeem, maar met de behoefte aan meer rust in documentbeheer. Medewerkers wilden minder zoeken, minder handmatige acties en meer vertrouwen dat een document op de juiste plek stond. Juist doordat klantinformatie, documenten en klantcommunicatie over meerdere systemen verdeeld waren, werd voelbaar hoeveel tijd verloren ging in kleine overdrachtsmomenten.
In de gesprekken werd daarom snel duidelijk dat de oplossing niet alleen technisch moest koppelen, maar ook het dagelijkse werk eenvoudiger moest maken. Nieuwe klantdossiers moesten automatisch ontstaan vanuit Simplicate. Documenten moesten logisch worden geordend zonder dat medewerkers daar steeds over hoefden na te denken. En als een document naar een klant moest via Hix, dan moest dat vanuit dezelfde werkomgeving kunnen gebeuren.
De implementatie is vervolgens opgebouwd rondom die werklogica. Eerst is gekeken naar de gewenste dossierstructuur, de rol van Simplicate als bron en de manier waarop documenten door de organisatie bewegen. Daarna is de koppeling met SharePoint en Hix ingericht, zodat CRM, documentbeheer en klantinteractie niet langer losse schakels zijn, maar één samenhangend proces vormen.
Daardoor ontstond geen los documentmanagementsysteem naast het bestaande werk, maar een digitale dossieromgeving die beter past bij de praktijk van een modern belastingadvieskantoor.
Voor b+p draait de oplossing niet alleen om opslag, maar om samenhang. De waarde zit juist in het verbinden van meerdere stappen die voorheen los van elkaar werden uitgevoerd.
Wanneer een klant of project in Simplicate ontstaat of wijzigt, kan de juiste dossierstructuur in SharePoint automatisch worden aangemaakt en bijgewerkt. Daardoor begint ieder dossier vanuit dezelfde logica en standaard.
Documenten worden niet alleen opgeslagen, maar ook logisch geordend op basis van kenmerken zoals documenttype en periode. Dat maakt terugvinden eenvoudiger en voorkomt verschillen in werkwijze tussen medewerkers.
Vanuit het dossierproces kunnen documenten gericht naar Hix worden gebracht voor klantinteractie en digitale ondertekening. Daardoor blijft ook de laatste stap richting klant onderdeel van dezelfde werkwijze.
De oplossing combineert Microsoft SharePoint Online als dossierfundament met procesautomatisering in Azure en koppelingen naar Simplicate en Hix. Daarmee ontstaat een omgeving waarin klantgegevens, documenten en vervolgacties op elkaar aansluiten.
Niet de techniek staat centraal, maar de dagelijkse werklogica. Daardoor wordt het DMS geen extra laag bovenop bestaande processen, maar een rustig en logisch onderdeel van de manier waarop b+p werkt.
Het resultaat zit voor b+p niet alleen in automatisering, maar vooral in meer rust en voorspelbaarheid in het proces. Medewerkers hebben één centrale plek voor documentbeheer, dossiers ontstaan consistenter en het aanbieden van documenten aan klanten sluit beter aan op de rest van het werkproces.
Daardoor neemt de afhankelijkheid van handmatige acties af. Minder zoeken, minder uitzonderingen en minder losse overdrachten zorgen samen voor een werkwijze die professioneler en schaalbaarder is.
Voor klanten wordt de samenwerking bovendien duidelijker, omdat ook processen zoals digitale ondertekening beter zijn ingebed in de totale dossieraanpak. De volgende stap ligt in het verder koppelen van output uit randapplicaties aan het DMS, zodat de informatiebasis completer wordt en de omgeving ook geschikt wordt voor AI-toepassingen zoals de Irrus DMS assistent.
Documenten staan op één centrale plek, binnen een herkenbare en consistente dossierstructuur.
Automatische dossieraanmaak en slimme routering vervangen losse handelingen en verkleinen de foutkans.
Door de aansluiting met Hix loopt ook het aanbieden en ondertekenen van documenten strakker en logischer door het proces heen.
Irrus helpt accountantskantoren met documentmanagement, SharePoint DMS, digitale dossiers en koppelingen met systemen zoals Simplicate, Hix, AFAS en Exact Online.
