Vraag een demo aan en ontdek hoe je Teams wél goed inzet via www.irrus.nl
Veel accountantskantoren gebruiken Microsoft Teams, maar vaak nog te beperkt. Een vergadering plannen, een bestand delen of een snelle chat – daar blijft het bij. Maar Teams is veel meer dan een communicatietool. Het kan hét centrale knooppunt zijn van je digitale kantoor. Een plek waar klantdossiers, interne communicatie, taken en notities samenkomen – gestructureerd én veilig.
Voorwaarde is wel dat je Teams goed inricht en structureel gebruikt. Alleen dan ontstaat de rust, overzicht en snelheid die moderne kantoren nodig hebben. Hieronder vind je 5 tips die kantoren zoals Maas Accountants, Companium en Mulderij & Partners Accountants & Adviseurs succesvol toepassen.
1. Werk met een standaardstructuur voor elk klantkanaal
Zorg ervoor dat elk klantkanaal in Teams dezelfde opbouw heeft. Denk aan tabbladen voor documenten, notities, taken en overleg. Door vaste templates te gebruiken – bijvoorbeeld per klanttype of dienst – weten collega’s precies waar ze moeten zijn. Minder zoeken, meer structuur.
2. Koppel Teams aan het SharePoint-klantdossier
Laat het klantkanaal automatisch koppelen aan de bijbehorende SharePoint-bibliotheek. Zo voorkom je losse bestanden of mapjes in OneDrive of “even snel” gedeelde documenten. Alles wat in Teams gebeurt, is direct onderdeel van het formele klantdossier. Daarmee werk je veilig, gecontroleerd en consistent.
3. Maak een duidelijk onderscheid tussen interne data en data voor je klant
Dit is een essentiële tip die vaak over het hoofd wordt gezien. Gebruik aparte Teams-kanalen of SharePoint-mappen voor interne documenten, zoals conceptversies, interne analyses of taakverdeling. Data die je deelt met je klant – zoals rapportages of aangiftes – zet je in een aparte, gedeelde structuur. Zo houd je controle over wat je wel en niet zichtbaar maakt, voorkom je fouten en werk je volgens de AVG-richtlijnen.
4. Leg overleg en acties direct vast in het juiste kanaal
Gebruik OneNote binnen Teams om notulen vast te leggen, en koppel actiepunten direct aan Planner. Zo verdwijnen besluiten niet in e-mails of in hoofden van collega’s, maar zijn ze onderdeel van het klantproces. Iedereen kan zien wat besproken is én wie wat oppakt.
5. Beperk toegang tot de juiste mensen, intern én extern
Teams biedt uitgebreide mogelijkheden om toegang te regelen op basis van rol of functie. Geef medewerkers alleen toegang tot de klantdossiers waar zij aan werken. Geef klanten of externe partners (bijvoorbeeld fiscalisten of juristen) beperkte toegang tot specifieke gedeelde onderdelen. Dit verhoogt de veiligheid en voorkomt dat vertrouwelijke informatie op de verkeerde plek belandt.
Met deze inrichting verandert Teams van een losse communicatie-app in een volwaardige werkplek waar dossiers tot leven komen. Irrus helpt kantoren om dit goed en efficiënt op te zetten. Wij zorgen voor templates, slimme koppelingen, automatische toegang op basis van rollen én een helder onderscheid tussen intern en extern gebruik.
Zo werk je slimmer, overzichtelijker én veiliger – en kun je met meer rust en minder fouten samenwerken aan je klantdossiers.
Vraag een demo aan via www.irrus.nl en ontdek hoe je van Teams een echte werkplek maakt – voor je team én je klant.
