Volg het webinar en leer hoe je rust brengt in drukke tijden via www.irrus.nl
Voor veel accountantskantoren zijn de piekperiodes berucht. Iedere BTW maand voelt als een race tegen de klok. Deadlines, uitstelverzoeken, jaarrekeningen, fiscale aangiftes – alles komt tegelijk. Teams draaien overuren, de mailbox ontploft, en fouten liggen op de loer.
Maar wat als je die drukte niet alleen op personeel hoeft op te vangen, maar ook op structuur? Wat als je systemen zó ingericht zijn, dat je team minder hoeft te zoeken, minder hoeft te schakelen en sneller kan leveren?
Hier zijn 5 praktische tips om die piekperiodes slimmer én rustiger door te komen – gebaseerd op hoe kantoren zoals Ambitie Accountants, WEA en Rocade dat al succesvol doen met de oplossingen van Irrus.
- Automatiseer je klantdossier-aanmaak
In plaats van elk dossier handmatig aan te maken of op te bouwen, laat je dit automatisch doen bij de invoer van een nieuwe klant of opdracht. SharePoint zorgt dat er direct een volledige structuur beschikbaar is – inclusief juiste metadata, mappen, rechten en koppeling aan Teams. Je hoeft nergens meer naar te zoeken. - Gebruik duidelijke templates en formats
Tijdens piekdrukte is improvisatie je grootste vijand. Werk daarom met gestandaardiseerde formats en sjablonen voor documenten, checklists en notulen. In SharePoint en Teams kun je deze templates vastleggen per klanttype of dienst. Zo werk je sneller en consistenter, ook als je even niet hoeft na te denken. - Richt taken en deadlines in met Planner
In plaats van werken met post-its of losse Excel-lijstjes, breng je al je taken onder in Microsoft Planner. Koppel dit direct aan het klantdossier in Teams. Taken kunnen automatisch worden toegewezen bij het opstarten van een nieuw dossier, inclusief deadlines, verantwoordelijken en meldingen. - Centraliseer communicatie per klant
In drukke periodes gaat veel communicatie verloren in individuele mailboxen. Door communicatie te centraliseren in het klantkanaal binnen Teams – en e-mails direct op te slaan in het klantdossier in SharePoint – houd je overzicht. Iedereen is op de hoogte en het voorkomt dubbele of vergeten acties. - Voorzie collega’s van realtime klantinzichten
Door klantdata uit je administratie te koppelen aan SharePoint, kunnen medewerkers altijd de meest actuele gegevens zien. Denk aan NAW-gegevens, status van de opdracht, belangrijke deadlines of openstaande acties. Zo wordt minder gevraagd en meer gedaan – en dat verlaagt de druk.
Met deze slimme inrichting verlaag je de piekdruk zonder dat je extra mensen hoeft in te zetten. Kantoren die met Irrus samenwerken ervaren meer rust, minder fouten en een hogere klanttevredenheid – zelfs tijdens de drukste maanden van het jaar.
En je hoeft het niet zelf uit te zoeken. Irrus levert kant-en-klare inrichting op basis van best practices uit de accountancybranche, afgestemd op jouw processen en systemen.
Volg het webinar via www.irrus.nl en leer hoe je structuur aanbrengt die je team écht helpt tijdens de piek.
