Plan een demo en zie hoe je dubbel werk voorkomt via www.irrus.nl
Je hebt je administratie op orde. Je dossiers netjes in de cloud. En toch heb je het gevoel dat je dingen dubbel doet. Klantgegevens die je meerdere keren invoert. Documenten die verkeerd worden opgeslagen. Bestanden die lastig terug te vinden zijn. Herkenbaar?
Dat komt omdat bij veel kantoren administratie en documentbeheer nog los van elkaar functioneren. Terwijl juist die koppeling zorgt voor rust, overzicht en minder fouten. Door deze twee werelden slim te verbinden met Microsoft 365 en SharePoint, creëer je een krachtige, gestructureerde werkomgeving die werkt vóór je team.
Hier zijn 5 praktische tips om je administratie te koppelen aan je documentbeheer – precies zoals kantoren als KSG, Sibbing en Felix dat samen met Irrus hebben ingericht.
- Automatiseer de aanmaak van klantdossiers vanuit je administratie
Zodra een klant wordt aangemaakt in je CRM of ERP, wil je dat er automatisch een bijbehorend dossier in SharePoint ontstaat. Met de juiste naam, structuur én gekoppelde metadata. Geen handmatige aanpassingen meer, geen losse mapjes of kans op fouten. Zo staat alles direct goed. - Gebruik klantgegevens als metadata in SharePoint
Laat klantnummer, vestigingsplaats, contactpersoon of status automatisch overgenomen worden uit je administratie en toevoegen aan de documenten in het klantdossier. Dat maakt het zoeken makkelijker, voorkomt verwarring en maakt je dossiers toekomstbestendig (denk: Copilot en AI). - Synchroniseer PDF’s of output uit je boekhoudsoftware automatisch
Veel software genereert documenten zoals aangiftes of rapportages. Laat die documenten direct doorsturen naar de juiste SharePoint-bibliotheek, op basis van klantnummer of projectcode. Zo hoef je ze niet handmatig op te slaan en weet je zeker dat ze altijd op de juiste plek staan. - Houd klantdata en documentrechten synchroon
Als een klant wijzigt, bijvoorbeeld van eigenaar verandert of een extra vestiging krijgt, wil je dat dit automatisch wordt doorgevoerd in het dossier. Zo blijft de toegang en informatie actueel, zonder dat iemand daar handmatig achteraan hoeft. - Koppel ook interne workflows aan klantinformatie
Denk verder dan alleen documenten. Koppel interne goedkeuringen, taken en controlechecks aan klantdata. Zo kun je bijvoorbeeld automatisch een reviewproces starten bij het uploaden van een bepaald documenttype. Dat verhoogt de kwaliteit én bespaart tijd.
Dankzij deze koppelingen ontstaat er één centrale waarheid. Geen dubbele invoer, geen versnippering, maar een robuust en gestructureerd klantdossier dat met je meegroeit. Irrus helpt accountants om deze koppeling snel en eenvoudig te realiseren, op basis van standaard interfaces en jarenlange branche-ervaring.
En het mooie: dit werkt met veelgebruikte pakketten in de accountancy, zoals AFAS, Simplicate, Gripp, Teamleader, Visma Advisor, en meer.
Plan een demo via www.irrus.nl en ontdek hoe jij administratie en documentbeheer samenbrengt in één slimme oplossing.
